1-3.実践編その2~サンプル業務をもとにバインダ作成~

【実践】購入申請書を作成する

購買部のキャビネット内に、購入申請書を登録するためのバインダを作成します。
事前にまとめたバインダ設計にもとづいて、設定していきます。

バインダを作成しよう

バインダ設計を参考に[購入申請書]バインダを作成します。

作成手順は、1-1.文書管理編の「バインダを作成する」を参照しましょう!

バインダ設計

名前 購入申請書
名前(かな) こうにゅうしんせいしょ
登録先 コーポレート本部
バインダ管理者 野渡 保幸

●バインダ作成完了イメージ

フォーム定義を作成しよう

事前にまとめたフォーム設計にもとづいて、[購入申請書]バインダのフォーム定義を作成します。

購入申請書の各ブロックを、下記の内容で設定していきます。各項目は「赤文字の内容」で設定します。

フォーム設計
レイアウトブロック
[レイアウトブロック属性の編集画面]
ブロック名:「タイトル
[フォーム定義画面]
右方向にセルを結合:colspan:「2」
[部品編集画面]
入力タイプ:「ラベル
項目名:「購入申請書」 「左に表示する
項目名フォントスタイル:文字サイズ「最大」スタイル「太字
[フォーム定義画面]
右方向にセルを結合:colspan:「2」
[部品編集画面] 入力タイプ:「自動採番
項目名:「申請番号:」 「左に表示する
開始番号:「1
[部品編集画面]
入力タイプ:「ラベル
項目名:「申請者」 「左に表示する
背景色:「(#99cc99)
[部品編集画面]
入力タイプ:「アカウント選択(ポップアップ)
項目名:「申請者」 「表示しない

●ブロック名:「タイトル」の設定後のイメージ

フォーム設計
レイアウトブロック
[レイアウトブロック属性の編集画面]
ブロック名:「申請者記入
[部品編集画面]
入力タイプ:「ラベル
項目名:「購入品名」 「左に表示する
背景色:「(#99cc99)
[部品編集画面]
入力タイプ:「文字列入力ボックス
項目名:「購入品名」 「表示しない
サイズ:「30
[部品編集画面]
入力タイプ:「ラベル
項目名:「購入品詳細」 「左に表示する
背景色:「(#99cc99)
[部品編集画面]
入力タイプ:「文章入力エリア
項目名:「購入品詳細」 「表示しない
初期値:「※商品詳細、個数などを記入してください。
[部品編集画面]
入力タイプ:「ラベル
項目名:「購入期限」 「左に表示する
背景色:「(#99cc99)
[部品編集画面]
入力タイプ:「日付選択
項目名:「購入期限」 「表示しない
初期値:「指定なし
[部品編集画面]
入力タイプ:「ラベル
項目名:「予算」 「左に表示する
背景色:「(#99cc99)
[部品編集画面]
入力タイプ:「数値入力ボックス
項目名:「予算」 「表示しない
サイズ:「15
単位表記(右):「

●ブロック名:「申請者記入」の設定後のイメージ

フォーム設計
レイアウトブロック
[レイアウトブロック属性の編集画面]
ブロック名:「見積書作成依頼
[フォーム定義画面]
右方向にセルを結合:clospan:「3」
[部品編集画面]
入力タイプ:「ラベル
項目名:「■見積書作成依頼」「左に表示する
項目名フォントスタイル:スタイル「太字
[部品編集画面]
入力タイプ:「ラベル
項目名:「取引先候補」 「左に表示する
背景色:「(#99cc99)
[部品編集画面]
入力タイプ:「自動更新部品
項目名:「取引先候補」 「表示しない
評価式:取引先候補>会社名
[部品編集画面]
入力タイプ:「バインダ参照ボタン
項目名:「取引先候補」 「表示しない
参照先バインダ:第一事業部>>取引先情報
ボタンタイトル:「取引先
[部品編集画面]
入力タイプ:「ラベル
項目名:「見積書添付」 「左に表示する
背景色:「(#99cc99)
[フォーム定義]
右方向にセルを結合:clospan:「2
[部品編集画面]
入力タイプ:「ファイルフォルダ
項目名:「見積書添付」 「表示しない

●設定後のイメージ

フォーム設計
レイアウトブロック
[レイアウトブロック属性の編集画面]
ブロック名:「購入確定情報
フォーム定義画面
右方向にセルを結合:colspan:「2
[部品編集画面]
入力タイプ:「ラベル
項目名:「■購入確定情報(購入使用欄)」 「左に表示する
項目名フォントスタイル:スタイル「太字
[部品編集画面]
入力タイプ:「ラベル
項目名:「購入品名」 「左に表示する
背景色:「(#99cc99)
[部品編集画面]
入力タイプ:「文字列入力ボックス
項目名:「購入品名」 「表示しない
サイズ:「30
[部品編集画面]
入力タイプ:「ラベル
項目名:「購入品詳細」 「左に表示する
背景色:「(#99cc99)
[部品編集画面]
入力タイプ:「文章入力エリア
項目名:「購入品詳細」 「表示しない
[部品編集画面]
入力タイプ:「ラベル
項目名:「購入先」 「左に表示する
背景色:「(#99cc99)
[部品編集画面]
入力タイプ:「文字列入力ボックス
項目名:「購入先」 「表示しない
サイズ:「30
[部品編集画面]
入力タイプ:「ラベル
項目名:「金額」 「左に表示する
背景色:「(#99cc99)
[部品編集画面]
入力タイプ:「数値入力ボックス
項目名:「金額」 「表示しない
サイズ:「15
単位表記(右):「
[部品編集画面]
入力タイプ:「ラベル
項目名:「納品日」 「左に表示する
背景色:「(#99cc99)
[部品編集画面]
入力タイプ:「日付選択
項目名:「納品日」 「表示しない
初期値:「指定なし

●ブロック名:「見積書作成依頼」の設定後のイメージ

フォーム設計
レイアウトブロック
[レイアウトブロック属性の編集画面]
ブロック名:「実施履歴
[部品編集画面]
入力タイプ:「実施履歴
項目名:「実施履歴」 「表示しない
項目ヘッダ:「表示する
表示項目:「アクティビティ名」、「実施アクション」、「実施者」、「実施日時」、「コメント
※表示項目に追加した後に「▲▼」で項目名を上記順に入れ替え

●ブロック名:「実施履歴」の設定後のイメージ

最後のレイアウトブロックです。
「保存」を押して完成!お疲れさま♪

よし!フォーム定義の設定が完了したぞ。
この5つのレイアウトブロックは、実際の画面だとどういうふうに見えるのだろう?

プレビュー画面で見ると以下のようになりますよ。

●購入申請書の完成イメージ

これで、[購入申請書]バインダの作成とフォーム定義の設定は完了です。
おっと、フォーム定義の設定で出てきた「バインダ参照ボタン」と
「自動更新部品」の説明を忘れていたわ。

バインダ参照ボタンの設定について

バインダ参照ボタンは、バインダに保存されている文書データを参照するための部品です。
ここでは「1-2.実践編その1~サンプル業務をもとにバインダ作成~」で作成した[取引先情報]バインダを参照します。

  1. [参照先バインダ]の[編集]を押下します。
  2. [参照先バインダ]より[第一事業部]をクリックします。
  3. [取引先情報]をクリックします。
  4. [ボタンタイトル]を入力します。
    ここでは「取引先」とします。
  5. 5.[設定]を押下します。

ワンポイントアドバイス

バインダ参照は「自動更新部品」と組み合わせて使用することで、参照先バインダの最新情報を表示することができるwan!

自動更新部品について

自動更新部品は、文書内にある数値や文字を自動計算するための部品です。
参照する部品が同一文書内にある場合、その部品が編集されたタイミングで自動計算されます。
※他のバインダを参照する場合は、再計算ボタンを押すと更新されます。

ここでは、前項「バインダ参照ボタンについて」で設定した[取引先情報]バインダの内容が参照されます。

  1. 評価式の[設定追加]を押下します。

  2. 参照先の部品を選択し、ダブルクリックします。
    ここでは、[取引先情報]バインダの項目から、[会社名]を選択します。

ワンポイントアドバイス

[項目名]の前にある数字は[部品ID]で、部品を設定したときに自動でふられるよ。
この場合、「10013」が部品ID、「会社名」が項目だwan!
  1. 参照先が関数で表示されます。
    ※「lookup(バインダ参照ボタンの部品ID,参照先の部品ID)」となります。
  2. 4.評価式がセットされたことを確認したら[設定]を押下します。

ワンポイントアドバイス

●評価式で使用できる関数について

自動更新部品は評価式で関数を使用すると、計算や連結などいろいろなことができるwan!
詳しくは、ご利用のSmartDBバージョンの「リファレンスガイド」を参照してね。

バインダ参照ボタンと自動更新部品の表示を確認しよう

バインダ参照ボタンと自動更新部品を設定した後、どのように表示されるのか確認してみよう!

  1. [購入申請書]バインダのサイドメニューより[新規登録]をクリックします
  2. [取引先候補]の[取引先]を押下すると、参照先の[取引先情報]バインダに登録されている文書一覧画面が開きます。

[取引先情報]バインダに登録した文書から選択できるんですね!

  1. 該当する会社を選択します。

ここでは、「株式会社うちなー」を選択します。

  1. [選択]を押下します。

    [取引先候補]に「株式会社うちなー」が表示されました。
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