1-1.文書管理編

キャビネットを作成する

第一事業部のキャビネット配下に、コーポレート本部のキャビネットを 作成します。
事前にまとめたキャビネット設計にもとづいて、設定していきましょう!

前提
コーポレート本部責任者の野渡さんには、第一事業部のキャビネット管理者の権限が付与されています。
第一事業部のキャビネットは、ルートキャビネット配下に用意されています。

以下の表を参考に、[コーポレート本部]のキャビネットを作成します。

キャビネット設計

名前 コーポレート本部
名前(かな) こーぽれーとほんぶ
登録先 コーポレート本部
親キャビネット 第一事業部
キャビネット管理者 野渡 保幸
  1. バインダ一覧画面より[第一事業部]キャビネットをクリックします。

第一事業部が親キャビネットになるので、まずは第一事業部のキャビネットを開きます。

  1. [第一事業部]キャビネット内で[キャビネット作成]を押下します。
  2. キャビネット作成画面が開きます。
    [名前] [名前(かな)] [登録先][キャビネット管理者]を入力し[作成]を押下します。

    キャビネットができました。

バインダを作成する

第一事業部のキャビネット内に、取引先情報を登録するためのバインダを作成します。
事前にまとめたバインダ設計にもとづいて、設定していきます。

以下の表を参考に[取引先情報]バインダを作成します。

バインダ設計

名前 取引先情報
名前(かな) とりひきさきじょうほう
登録先 コーポレート本部
バインダ管理者 野渡 保幸
  1. [第一事業部]キャビネット内で [バインダ作成]を押下します。

    ワンポイントアドバイス

    [登録先]は責任部門を明確にするための項目!
    デフォルトでは、登録ユーザの所属グループだwan!
    バインダ作成画面が開きます。

だから [登録先]が野渡さんの所属する「株式会社 ポピー」になっているのですね。
それでは、[登録先]を取引先情報の管理部門である「コーポレート本部」に変更します。

  1. [登録先]の[選択]を押下します。

    ユーザ・グループ選択画面が開きます。
  2. [全組織]をクリックします。
  3. 「コーポレート本部」をクリックします。
  4. [グループ内一覧]より「[G] コーポレート本部」を選択します。
  5. [▼]を押下します。
  6. [選択済み一覧]に「[G] コーポレート本部」が選択されていることを確認し、[設定]を押下します。

    [登録先]に「コーポレート本部」が設定されました。
  7. [名前] [名前(かな)] [登録先][バインダ管理者]が入力されていることを確認し[作成]を押下します。

    バインダができました。

フォーム定義を作成する

フォーム定義では、バインダに文書を登録するための入力フォームを作成します。
作成手順を一緒に見ていきましょう。

フォームにレイアウトブロックを配置する

  1. バインダ作成完了画面の[続けてバインダの詳細を設定する]をクリックします。
    または、バインダのサイドメニューより[フォーム定義]をクリックします。


    フォーム定義画面が開きます。

確認ポイント

●レイアウトブロック

フォームは、1つ以上のレイアウトブロックで構成されます。

●セル

レイアウトブロック内はセルで構成されます。

●レイアウトブロックの追加・削除

レイアウトブロックの追加はをクリックします。

レイアウトブロックの削除は を クリックし[レイアウトブロックの削除]を選択します。


●レイアウトブロック属性の編集

をクリックし[レイアウトブロック属性の編集]を選択します。



レイアウトブロックの編集画面が開きます。

レイアウトブロック名の設定・権限制御

  1. [ブロック名]にレイアウトブロック名を入力します。
  2. レイアウトブロックごとに登録・閲覧・編集権限などの権限制御を設定できます。

●部品項目への一括操作

[行属性][列属性] を押下すると、項目名の表示位置やフォントスタイル、背景色などを行・列ごとにまとめて設定できます。

レイアウトブロックに行・列を追加する

レイアウトブロックへのセルの追加、削除、結合方法について説明します。

  1. をクリックし、行を追加します。
  2. をクリックし、列を追加します。
  3. をクリックし、行を削除します。
  4. をクリックし、列を削除します。
  5. をクリックし、セルを下方向に結合します。
  6. をクリックし、セルを右方向に結合します。

へぇ〜、
Excelのセル操作に似ていますね!

そうなんですよ!
SmartDBのフォーム定義は、Excelのように作成できますよ。

では、セルに部品を配置して、フォームを作成していきます。
部品の種類・役割については、SmartDB 部品一覧を参考にしましょう!

さきほど作成した[取引先情報]バインダにフォーム定義を設定してみます。
今回はラベル部品を使います。

セルに部品を配置、保存する

●部品の追加

  1. [部品編集]をクリックします。

    部品編集画面が開きます。

  2. [入力タイプ]メニューから[ラベル]を選択します。

ラベルは、固定された文字列を表示するための部品です。
見出しや説明文として使用されることが多いですね。

  1. 部品の設定を行います。
    ここでは[項目名]に「取引先一覧」と入力し、「左に表示する」を選択します。
    [項目名フォントスタイル]の文字サイズは「最大」を選択、[スタイル]は「太字」にチェックします。
  2. [設定]を押下します。
  3. 「取引先一覧」のラベルが作成されたことを確認し、[保存]を押下します。

    保存されました。

●部品の編集

  1. [部品編集]をクリックすると、部品の編集・削除ができます。
  2. 内容を編集後に[設定]を押下します。

●部品の移動

部品はセル上にドラッグ&ドロップで移動させることができます。

  1. 部品のヘッダ部分にカーソルを合わせ、ドラッグします。
  2. 移動させたいセルまでもっていき、ドロップすると移動が完了します。

●部品のコピー

部品はコピーして使用することができます。コピーすると空きセルに配置されます。

  1. をクリックします。


    部品がコピーされました。

    ワンポイントアドバイス

    部品をコピーすると、同じレイアウトブロック内の空いているセルに部品がコピーされるWan!
    空いているセルが複数ある場合は、上左右下の順で使用されていくよ。

    レイアウトブロック内に空きセルがない場合は、自動で行が追加されて最下部にコピーされます。

    プレビュー画面で確認する

    [プレビュー]を押下すると、実際の画面を確認することができます。

    [編集]を押下するとフォーム定義画面に戻ります。

    ワンポイントアドバイス

    [保存]をクリックし忘れると、せっかく設定したフォーム定義が反映されないから気をつけるwan!