1-5.通知定義 番外編

通知定義の概要

文書の新規登録、変更や追加があったタイミングで通知されると
助かるんだけど、そういった仕組みってあるのかな?

SmartDBの通知定義を使うと便利です!
通知が必要なタイミングの設定も可能で、宛先の指定もできますよ。
実際に設定してみましょう。

ワンポイントアドバイス

「通知定義」とは、バインダ内の文書を「追加」「更新」「削除」したタイミングや、任意の条件で自動もしくは手動で通知メールを送信する機能だwan!
バインダでメールや知話輪への通知定義の設定ができるよ。

通知するバインダや文書の情報を、通知メールに載せることもできます!
件名と本文には任意の文字列を入力可能。バインダの情報を表示する場合は、記述式を記入する必要があるので確認してみてくださいね。

※主な記述式は、ページ下部にある「本文で使える記述式」を参考にしてください。

新規文書の登録時に通知するための設定

通知定義という機能を使うと、文書が新規登録された際に通知ができるんですね。
バインダの情報も掲載できるということなので、実際に登録してみましょう!
購入申請なので、まずは申請者とタイトル、購入期限の通知が必要かな。
バインダ詳細のURLも必要かも。通知定義の設定項目を見て、必要な項目の洗い出しを行っていこう。記述式を確認するのも忘れずに。

通知する項目が決定したら、実際にバインダの通知定義に設定してみましょう。

  1. 該当バインダのサイドメニュー「通知定義」をクリックします。
  2. 「新規登録」を押下します。
  3. 通知定義名を入力します。
  4. タイプを選択します。
  5. [通知]欄で通知するを選択します。
  6. [自動/手動]欄で自動を選択します。
  7. [宛先変更の許可]は、宛先変更を許可しない。を選択します。
  8. 件名・本文を入力します。

    記入例

    件名

    【購入申請書】新しい申請が登録されました

    本文

    お疲れ様です。
    新規の購入申請書が追加されました。内容の確認をお願いします。
    
    登録された文書の詳細画面のURL
    $url.documentDetail
    申請者:$contents.get(10005).value
    タイトル:$contents.get(10011).value
    購入期限:$contents.get(10013).value
    
    不明点に関しては、申請者までご連絡ください。
  9. 差出人・宛先を設定します。
  10. [登録]を押下します。

これで登録は完了です。 実際にテストデータを登録して、通知メールが届くかを確認してみましょう!

通知されるメールの内容(例)

件名

【購入申請書】新しい申請が登録されました

本文

お疲れ様です。
新規の購入申請書が追加されました。内容の確認をお願いします。

登録された文書の詳細画面のURL
https://xxx.xxxxxxx..co.jp/hibiki/BRDFrame.do?func=document_list&binderId=17246&popup=true
申請者:小杉 優
タイトル:周辺機器購入申請
購入期限:2018年11月28日

不明点に関しては、申請者までご連絡ください。

参考

通知定義新規登録画面の各項目の説明

項目名 説明 選択方法・指定可能範囲など
通知定義名 通知定義の名前を設定します。 任意の文字列を入力します。
タイプ 通知メールの送信処理を実施するタイミングの種類を設定できます。 プルダウンメニューにより次のいずれかを選択します。デフォルトは「追加」です。
・追加 … 文書の登録時
・更新 … 文書の更新時
・削除 … 文書の削除時
・定期処理 … スケジュールしたタイミングに従う。
定期処理のタイミング タイプにて「定期処理」を選択すると表示され、通知メールを送信するスケジュールを設定できます。 プルダウンメニューより次のいずれかのスケジュールを選択します。
・スケジュール(日単位)
・スケジュール(週単位)
・スケジュール(月単位)
通知する条件 通知メールを送信するか否かを判定する条件を設定できます。 条件はバインダに定義済みのフィルタにて設定します。 「選択」ボタンをクリックし、バインダに定義済みのフィルタを選択します。
自動/手動 通知メールを送信する際に、自動で送信するか手動で送信するかを指定します。 ラジオボタンより次のいずれかを選択します。デフォルトは「手動で通知する」です。
・自動で通知する
・手動で通知する
宛先変更の許可 通知メールを送信する際に、送信宛先の変更を許可するか禁止するかを指定します。 ラジオボタンより次のいずれかを選択します。デフォルトでは「宛先変更を禁止する」です。
・宛先変更を許可する
・宛先変更を禁止する
有効期間 通知定義の有効期間を設定できます。有効期間外の定義は、自動的に無効になります。 日付のプルダウンメニューより任意の日付を選択します。
件名 通知メールの件名を入力します。 任意の文字列を入力します。バインダ・文書の情報を記述する事もできます。
本文 通知メールの本文を入力します。 任意の文字列を入力します。バインダ・文書の情報を記述する事もできます。
ファイル添付 文書に添付されたファイルを通知メールにも添付します。 フォームがファイルフォルダ部品、もしくは画像部品を含む場合、「ファイルフォルダ」、「画像」のチェックボックスが表示されます。添付する場合はチェックボックスにチェックを入れます。
差出人 通知メールの差出人を指定します。 「選択」ボタンを押下しユーザ・グループ選択画面を開き、任意のユーザ・グループを指定するか、ラジオボタンから差出人を指定します。
宛先 通知メールの宛先を指定します。 「選択」ボタンを押下しユーザ・グループ選択画面を開き、任意のユーザ・グループを指定するか、チェックボックスより宛先を指定します。
固定宛先 通知メールの宛先を指定します。固定宛先に指定された宛先は、「宛先変更」項目にて「宛先変更を許可する」に設定されている場合でも変更できません。 「選択」ボタンを押下しユーザ・グループ選択画面を開き、任意のユーザ・グループを指定します、チェックボックスより宛先を指定します。
宛先の追加 宛先として利用する文字列入力ボックス部品を選択できます。 プルダウンメニューから文字列入力ボックス部品を選択します。プルダウンメニューにはフォームに定義済みの全ての文字列入力ボックスが表示されます。 設定できる部品数に制限はなく、複数の部品を設定できます。 選択済みの部品は、閉じるボタンで削除できます。
※入力された宛先はドメイン名による送信先制限の対象となります。
宛先の直接入力 宛先を直接入力できます。 ※入力された宛先は、ドメイン名による送信先制限の対象となります。

本文で使える記述式

表示する項目 記述式
バインダ情報 バインダ名 $binder.name
送信者名 $sender.name
受信者名 $recipient.name
部品情報 フォーム定義の部品に定義された項目名 $contents.get(部品ID).title )
$contents.get(“部品キー”).title
部品に登録されたデータ $contents.get(部品ID).value
$contents.get(“部品キー”).value
文書情報
(フルパス)
通知対象となった文書の詳細画面のURL $url.documentDetail
通知対象となった文書の簡易画面のURL $url.documentSimple
通知対象となった文書の文書一覧画面のURL $url.documentList
文書へのリンク
(アクション部分のみ)
通知対象となった文書の詳細画面のURL $relUrl.documentDetail
通知対象となった文書の簡易画面のURL $relUrl.documentSimple
通知対象となった文書の全文書一覧画面のURL $relUrl.documentList

※「定期処理の定義」、「通知条件の設定」、「件名・本文の記述方法」などの詳細は、リファレンスガイドの「文書管理編」>通知定義をご参照ください。

※旧バージョンをご利用の方は各バージョンのリファレンスガイドの「文書管理編」 > 通知定義をご参照ください。

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