2-6.アクティビティを編集する

だんだんとワークフローの形が見えてきましたね。
次は各アクティビティについて担当者など細かい設定をしていきましょう!

アクティビティの基本構造(承認アクティビティ・汎用アクティビティ)

参加者とは?

アクティビティの担当者を設定します。
担当者とは業務フロー図の担当者欄に設定されている人たちを指します。
担当者の設定方法は、個人名を指定する方法や権限で設定する方法などがあります。

実施ボタンとは?

申請/承認/否認など処理を実行するためのボタンを設定します。
アクティビティを実行する際に設定したボタンが表示され、クリックしたボタンによって前ページで設定した遷移矢印のどれに進むかを設定します。

文書情報格納先とは?

アクティビティの実行画面で表示する文書を設定できます。
「2-2 開始バインダを設定する」で設定した文書情報格納先(今回でいえばdoc01)を選択すると文書の内容が表示されます。
また、文書のレイアウトブロックごとにアクティビティ実行時に表示する文書の権限設定もできます。

ここで文書情報格納先を選択しておかないと、ワークフローの画面で文書の内容が見れないので気を付けましょう。

手順1:担当者を設定する

担当者の設定方法は2つあります。

ロールで担当者を設定する

ロール選択を使うと、文書管理編で設定したバインダの権限やプロセスの新規作成で設定したプロセスの権限にもとづいた、担当者を設定できます。

[01 部長承認]を例に説明します。
  1. ロールをクリックします。
  2. このアクティビティの担当は「申請者の上長」になるので、[業務開始者]の上長欄を選択し、[設定]を押下します。

アカウントで担当者を設定する

アカウント選択では、人単位、組織単位で担当者を設定する事ができます。
[02 購入申請]を例に説明します。
  1. アカウントを押下します。
  2. 「コーポレート本部」を選択します。
  3. [設定]を押下します。

    残りのアクティビティについても<担当者設定>を参考に設定しましょう。

    担当者設定

    アクティビティ名 担当者
    03 申請者承認 [業務開始者]の本人にチェック
    04 経理承認 経理部を選択
    05 経理部長決済 経理部長を選択
    06 購買担当確認 コーポレート本部を選択

手順2:実施ボタンを設定する

それぞれのアクティビティについて実施ボタンを設定します。
[01 部長承認]について設定します。
  1. アクティビティ画面の[実施ボタン追加]を押下します。
  2. 「2-5 遷移矢印を引く」で設定した矢印の名前とキーが表示されます。
デフォルトで設定されている「承認」「否認」「差戻し」の実施ボタンが予め設定されています。
  1. [処理種別]よりそれぞれに合った種別を選択します。
使わないボタンは「×」で削除してしまいましょう。
02〜06のアクティビティについても同様に実施ボタンの設定をしてください。

ワンポイントアドバイス

今回は遷移矢印の設定から先に行ったけど、実施ボタンの設定から行う方法もあるよ。
それぞれのアクティビティには、あらかじめ承認や否認などのいくつかのボタン設定がされているので、設定されたキーと名前を利用して矢印を引くといいwan!

手順3:文書情報格納先を設定する

それぞれのアクティビティについて文書情報格納先を設定します。
[01 部長承認]について設定します。
  1. 文書情報格納先から先ほど開始バインダの文書情報格納先に指定した「doc01」を選択します。
  2. レイアウトブロック画面ごとの権限設定画面が表示されます。
今回は、文書管理編でレイアウトブロック権限設定を行っているのでそのままにします。
  1. [適用]を押下します。
③の「適用」ボタンを押下するのを忘れないように注意しましょう。
02〜06のアクティビティについても同様に文書情報格納先の設定してみてください。

ワンポイントアドバイス

これでアクティビティ実行時の処理画面(承認画面)で、文書の閲覧や編集が行えるようになったwan!

手順4:正式版を公開する

[正式版として公開]を押下し、正式版を公開します。

これで[購入申請]プロセスを利用できるようになりました!
業務プロセス定義もようやく完成ですね!
業務プロセスの組み立て方は理解できましたか?
ここまででSmartDBの基本的な使い方は身に付いたことになります!
次はいよいよ業務利用編ですね。
購入申請業務を実際にワークフローとして動かしてみましょう!

2.FAQを作ってみよう