めざせ!業務デジタル化への道

はじめに

「自分で業務をデジタル化したい!」「具体的に何をすればいいか教えて!」という方に向けた道しるべとなるコンテンツです。​
ステップを1つずつ進めていくことで、少しずつ業務をデジタル化することができます!​
各ステップにお助けコンテンツがあるため、設定不備や考慮漏れの心配もありません。

業務デジタル化ステップを進めることで、以下のような業務を自分でデジタル化し、利用することができます。​

※クリックでイメージを拡大できます。

それでは、ステップに沿って業務のデジタル化を進めていきましょう!!

業務デジタル化への4ステップ

※各項目をクリックすると該当箇所へスクロールします。

STEP.1業務整理

      

 まずは、業務の現状を整理して、今ある改善点を洗い出してみましょう。​
 各項目に記載されたガイドを使うと迷わずに進められます。

情報を集めよう

業務内容を理解・整理するために必要な情報を洗い出しましょう。​

【例】
業務ヒアリング
業務課題や電子化する目的の整理
整理すべき業務情報をまとめた「業務整理キット」を活用するのがおすすめです。​

情報を整理しよう

業務フロー図を作成し、業務の流れを見える化しましょう。

【例】
登場人物や作業内容の書き出し
作業に伴う様々な処理の書き出し
「業務整理キット」内の「03.業務フロー図_作業用シート」を活用すると、フロー図を適切な手順で簡単に作ることができます。

改善点を見つけよう

整理した情報やフロー図をもとに、改善できるところがないか検討しましょう。

【例】
通知メールの削減
手動作業の自動化

STEP.2設計開発

    

 業務の整理ができたら、アプリの作成に取り掛かりましょう。​
 テンプレートから作成することで、スピード感を持ってデジタル化を進めていけます。

テンプレートを​選択しよう

「SmartDB」でご利用出来る部門別のテンプレート一覧から、利用するテンプレートを1つ選択しましょう。

テンプレートを活用することで​簡単にアプリを作成できます。

業務に合わせて​編集しよう

整理した業務情報と作成した業務フロー図をもとに、テンプレートの入力画面とワークフローの設定を業務に合わせて編集しましょう。

具体的な編集方法は以下のページを参考にしてください。​​

アプリを​仕上げよう

承認依頼通知など、詳細設定について検討し、より使いやすいアプリに仕上げましょう。

注意すべきポイントがまとまっている「設計チェックリスト」を活用するのがおすすめです。

STEP.3テスト

      

 アプリの作成ができたら、想定していた動作になるか確認しましょう。​
 実際の利用者に試してもらうと新しい気づきも生まれます。

入力/一覧画面の​動作確認をしよう

出来上がったアプリで実際に申請書を登録してみましょう。想定した通りに画面が動くか確認します。​

【例】
入力画面で契約「有」を選択すると、​金額を入力する項目が表示されるか​
詳しい動作確認方法は、セミナー「Smart Room」にて個別にご相談いただけます。

ワークフローの動作確認をしよう

出来上がったアプリで実際に申請をまわしてみましょう。想定した通りにワークフローがまわるか確認します。

【例】
承認者が「差戻し」ボタンを押す​と、申請者に差し戻されるかどうか
詳しい動作確認方法は、セミナー「Smart Room」にて個別にご相談いただけます。

数名の利用者に​最終確認してもらおう

実際に利用開始する前に、数名の利用者にお願いしアプリを試してもらいましょう。操作性に問題がないことを最終確認します。

【例】
ユーザが業務中に実際にありそうな利用方法で申請を出し、上司が承認をしてみる。問題なく業務が回るかを確認​

STEP.4利用開始・改修

    

 ここまできたらいよいよ利用開始です!​
 利用開始後に届いた改善点は、その都度改修していきましょう。

利用開始しよう!

作成したアプリを利用開始しましょう!その前に、アプリを利用者全体に公開するため、権限の設定変更などを行いましょう。

利用開始時の注意点をまとめた「リリースチェックリスト」を活用するのがおすすめです。

必要に応じて​アプリを改修しよう

業務規定などが変わると、利用中のアプリにも変更を行う必要があります。変更時に注意すべきポイントを確認しましょう。

改修作業が発生した時の注意点に関しても「改修チェックリスト」に記載されています。

おわりに

お疲れ様でした!
業務デジタル化ステップを最後まで進めたあなたは、業務デザイナーへの第一歩を踏み出しました。
これからもこのステップを見返しつつ、業務のデジタル化を加速していきましょう!

相談窓口

ロードマップに沿って進めてみたが、いまいち理解できない、難しい。
質問したいことがある。そういう場合には、以下のサービスをご活用ください。

スマートルーム

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SmartDB サポートサイト(DCS、オンプレミス)
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