業務デジタル化への4ステップ
※各項目をクリックすると該当箇所へスクロールします。STEP.1業務整理
まずは、業務の現状を整理して、今ある改善点を洗い出してみましょう。
各項目に記載されたガイドを使うと迷わずに進められます。
情報を集めよう
業務内容を理解・整理するために必要な情報を洗い出しましょう。
- 【例】
- 業務ヒアリング
- 業務課題や電子化する目的の整理
情報を整理しよう
業務フロー図を作成し、業務の流れを見える化しましょう。
- 【例】
- 登場人物や作業内容の書き出し
- 作業に伴う様々な処理の書き出し
改善点を見つけよう
整理した情報やフロー図をもとに、改善できるところがないか検討しましょう。
- 【例】
- 通知メールの削減
- 手動作業の自動化
STEP.2設計開発
業務の整理ができたら、アプリの作成に取り掛かりましょう。
テンプレートから作成することで、スピード感を持ってデジタル化を進めていけます。
テンプレートを選択しよう
業務に合わせて編集しよう
整理した業務情報と作成した業務フロー図をもとに、テンプレートの入力画面とワークフローの設定を業務に合わせて編集しましょう。
アプリを仕上げよう
STEP.3テスト
アプリの作成ができたら、想定していた動作になるか確認しましょう。
実際の利用者に試してもらうと新しい気づきも生まれます。
入力/一覧画面の動作確認をしよう
出来上がったアプリで実際に申請書を登録してみましょう。想定した通りに画面が動くか確認します。
- 【例】
- 入力画面で契約「有」を選択すると、金額を入力する項目が表示されるか
ワークフローの動作確認をしよう
出来上がったアプリで実際に申請をまわしてみましょう。想定した通りにワークフローがまわるか確認します。
- 【例】
- 承認者が「差戻し」ボタンを押すと、申請者に差し戻されるかどうか
数名の利用者に最終確認してもらおう
実際に利用開始する前に、数名の利用者にお願いしアプリを試してもらいましょう。操作性に問題がないことを最終確認します。
- 【例】
- ユーザが業務中に実際にありそうな利用方法で申請を出し、上司が承認をしてみる。問題なく業務が回るかを確認
STEP.4利用開始・改修
ここまできたらいよいよ利用開始です！
利用開始後に届いた改善点は、その都度改修していきましょう。
利用開始しよう！
作成したアプリを利用開始しましょう！その前に、アプリを利用者全体に公開するため、権限の設定変更などを行いましょう。
利用開始時の注意点をまとめた「リリースチェックリスト」を活用するのがおすすめです。
必要に応じてアプリを改修しよう
業務規定などが変わると、利用中のアプリにも変更を行う必要があります。変更時に注意すべきポイントを確認しましょう。
改修作業が発生した時の注意点に関しても「改修チェックリスト」に記載されています。
おわりに
お疲れ様でした！
業務デジタル化ステップを最後まで進めたあなたは、業務デザイナーへの第一歩を踏み出しました。
これからもこのステップを見返しつつ、業務のデジタル化を加速していきましょう！
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