サブフォーム機能

現在、管理本部全体で社員情報を管理していて、その情報をもとに評価制度でWFを回すときに、一部情報は社員情報のデータベースから手動でコピーして活用してる。なんてことはありませんか?
SmartDBには、その手動でのコピーが必要なくなる機能「サブフォーム機能」があります。

目次

使用するサンプル定義

今回の動画で使用しているバインダのサブフォーム設定前の定義です。
2つをダウンロードして、実際に設定してみましょう。

【メイン】社員マスタ:ontraining_staff_main.zip
【サブ】評価シート:ontraining_eval_sub.zip

サブフォーム機能でできること

社員情報など同一情報を複数のバインダに登録している場合は多いと思います。通常は、それぞれのバインダで別々に登録・更新を進めています。コピペするにしても人手が必要です。
サブフォーム機能を利用すれば、「社員マスタ」バインダのフォーム(メインフォーム)に別のバインダ「評価シート」のフォーム(サブフォーム)を挿入し、ひとつの文書として扱うことができます。フォームの一部を別バインダとして管理したい場合や、共通項目と切替えが必要な項目がある場合などに利用できます。

●2つのバインダに同一情報をそれぞれ別々に入力・更新する場合

※下の図の▶をクリックしてアニメーションでイメージを確認してください。

●サブフォーム機能を利用してメインフォームから2つのバインダに同一情報を入力・更新する場合

サブフォーム機能を利用すれば、上記のように、それぞれのバインダで共通情報の部分を手動でコピーする必要がなくなります。

※下の図の▶をクリックしてアニメーションでイメージを確認してください。

 

サブフォームのポイント

  • 社員マスタから、一部必要な情報を自動で評価シートへ共有
  • 共有している情報は、変更時に両バインダで自動で更新
  • 一部の情報を他バインダに持つことで、管理部門がわかれている場合や必要箇所だけプロセスで回す場合などに対応可能

※社員情報マスタバインダは、全社での利用が可能です。
※評価シートバインダは、評価に関連するユーザ・部署のみが利用可能です。

サブフォーム機能を使ったバインダを見てみよう

では、動画で実際にサブフォーム機能を使ったバインダの動きを確認しましょう。
メインフォーム「社員マスタ」バインダから新規文書を登録し、サブフォーム「評価シート」バインダにも同時に登録されます。

次は、サブフォーム「評価シート」でワークフローが完了し、共有している情報に変更があると、メインフォーム「社員マスタ」の情報も更新されるます。

注意点

メインフォームの「社員情報マスタ」からサブフォームの「評価シート」に新規登録文書は反映されますが、サブフォームに指定されているバインダで新規登録を実施してもメインフォームには反映されません。

実際の設定方法

メインの社員マスタのフォーム定義編集画面で、評価シートバインダをサブフォームと設置したい場所にレイアウトブロックを設置して、バインダの指定と表示させたい項目を設定していきます。

設定の手順
  1. フォーム定義をクリック
  2. サブフォームを設定したい箇所までスクロールして[レイアウトブロックの追加]をクリック
  3. レイアウトブロックの操作メニューから「サブフォーム定義」を選択
  4. サブフォーム定義で設定する内容
    選択方法 フォーム選択方式を設定
    バインダ指定(キャビネット指定) サブフォームにするバインダを設定
    非表示にするブロックキー メインフォームで表示しないサブフォームのブロックキーを指定
  5. [サブフォーム部品化]をクリック
  6. [保存]をクリック
  7. [保存]をクリック

※以上の設定を完了後、新規登録をクリックして設定したサブフォームが表示されるか確認してください。

まとめ

  • サブフォームの利用で、1つの文書から別バインダにもデータを登録することができる。
  • メインフォームからの文書登録後は、両バインダでの情報更新がお互いに反映される。
  • ブロックキーの指定で、サブフォーム内のレイアウトブロックをメインフォームでは非表示にすることも可能。