「SmartDB」で業務の棚卸しをしてみませんか?

「業務を効率化するためにSmartDBをいれたけど、みんなちゃんとSmartDBを活用してるかなぁ…」
「私が作ったバインダは、ちゃんと業務で使われているかなぁ…」
「文書の登録数やデータ量などを把握できないかな…」
「増えすぎたバインダを断捨離したいなぁ…」

ふと気になったことはありませんか?ありますよね。
そんなときに、「バインダ統計情報」機能を使いましょう!

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今年の棚卸しをかねて、作成されたバインダや活用状況を調べたいんだけど、
みんなに、「作ったバインダ数教えて!」とか「閲覧したかどうか教えて。」って聞くのは大変。現在登録されているものに関して、一覧で見る方法はあるのかな?
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私は自分が作成したバインダがちゃんと使われているのか気になる!
みんなの役に立ってもらうように作ったんだけど…。
SmartDBには、「バインダ統計情報」といって、バインダが作成された日や、更新された日、閲覧状況や文書の登録数などが一覧でみれる機能があるんだ。とても簡単だから試してみて!
小杉さんはSmartDB管理者だから、全部のバインダの統計情報が確認できる!
小峰さんは自分が管理しているバインダの統計情報を確認できるよ!

※全バインダの統計情報の確認には、SmartDB管理者権限が必要となります。
※SmartDB管理者以外のユーザは、自分がバインダ管理者となっている「管理対象バインダ」の統計情報が確認できます。

  1. SmartDBにアクセスし、サイドメニューの統計情報から「全てのバインダ」を選択
  2. 集計したい期間を設定
  3. 表示範囲で、対象となるキャビネットを選択
  4. 表示モードをキャビネット単位かバインダ単位かを設定
  5. 検索ボタンをクリック
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キャビネット単位の表示
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バインダ単位の表示
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ほんとだ。簡単に確認することができるね。 使用している容量や閲覧数が分かるから、どのくらい使われているバインダか分かるね。 バインダ管理者を確認して状況を伝えて、業務の見直しや改善の話し合いをすることもできる。すごくいいね!
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私は自分が作成したバインダがちゃんと使われているのか気になっていたけど、これを見たら把握できる! あまり使われていないものは、メンバーにヒアリングをして、なぜ使えていないのか業務フローを見直したり、不要な項目を削除したり、いろいろ考えるきっかけになるね!
バインダの利用状況を把握することができるから、普段の業務の中でSmartDBがどれだけ活用されているかが分かるよね。 利用状況をきっかけに業務の見直しができるし、年末の断捨離にもってこいの機能だよね!
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バインダを作成して、利用状況を確認して、改善・改良して…、業務サイクルの改善活動が継続してできるね。 さらに、どのメンバーがどのバインダを作成しているかが確認できるので、SmartDBをよく使う人へのフォローがしやすいな。 よく使ってくれる人にはいろいろノウハウが溜まっているから、今度インタビューしてみようかな! 教えてくれてありがとう!

バインダ統計情報について

  • 定期的な棚卸しでバインダを見直しできる!
  • バインダ管理者へ活用状況のフィードバックができる!
  • バインダ作成数の多い社員からSmartDB活用ノウハウをヒアリングし社内の活用促進へ!

関連情報

詳細はリファレンスガイドに掲載されています。
◆SmartDBリファレンスガイド 文書管理編 (Ver.4.5)
11 統計情報  11-1 管理対象バインダと全てのバインダ
※ご利用バージョンのリファレンスガイドをご確認ください。
ドキュメント一覧

◆FAQ:バインダごとに使用しているデータ量の確認方法

◆FAQ:データ再計算ボタンの概要

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