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DAからのクリスマスカードはこうして管理していた！

ドリーム・アーツ（DA）で実際に運用されている「SmartDB活用事例」を紹介していくシリーズです。
案内役のチェロと一緒に、あなたの業務デジタル化にも使えるヒントを見つけにいきましょう。

こんにちは！チェロだよ。DAで見つけたSmartDBの活用術について作成者にさっそくインタビュー！
まずは今回のバインダ作成者のプロフィールから。

バインダ作成者プロフィール

●名前：G.Sさん
●所属：マーケティンググループ
●普段の主な仕事：顧客データ管理、イベント運営など
●趣味・特技など：スノボ・辛い物好き・有名な人の声モノマネ。
マーケティング部署の業務もSmartDBでデジタル化することができるんだ！参考になりそう！

SmartDB活用術その１

クリスマスカード送付先登録DB

ドリーム・アーツでは、毎年お世話になった企業の方々へ特製のクリスマスカードをお送りしています。
毎年デザインやメッセージ・仕掛けなどを工夫した思い入れのあるクリスマスカード！ そのクリスマスカードを、
顧客マスタや過去の送付先を参照し、担当者ごとに発送先を登録・管理していくバインダです。

このバインダのポイント！

マスタ連携での送付先管理だと、年賀状の送付先管理などにも応用できそうだね。
作成者のコメントを交えながら、バインダを紹介していくよ！

目次

・バインダの目的・背景
・作成までの道のり
・作成で工夫した点、勉強になった点
・業務のデジタル化で楽になったこと、運用効果、メリット
・今回のまとめ

バインダの目的・背景

このバインダを作成することになった背景や目的、どんな思いで作ったのか教えてくれる？

 
以前はExcelで管理していましたが、各部署から別々に集めた大量のデータを手作業でマージしていました。 作業中にどれが最新のファイルなのか分からなくなったり、情報の整合性の確認が発生してしまうとその都度時間と手間がかかりとても大変でした。
工数の削減もそうですが、過去の送付記録やお客さまとの関係性の把握、送付先の担当者の所属や役職など最新の情報を確認しやすくしたいという思いがありました。

作成までの道のり

どうやって作成を始めたの？作成するにあたり必要だった段取りや、情報はどんなものがあった？

必要な情報として大きく3つに分け、各設置場所を検討しました。
・確認事項：文書登録前に重複や誤送を防げるように、社長の送付先リンクや昨年の発送情報を設置
・主体となる情報：どのマスタからどの情報を持ってくるか
・作業者用の情報：発送における付随情報、入稿において作業者側で必要な情報

作成で工夫した点、勉強になった点

作成中に工夫したポイント、作成してみて気づいたことなどを教えて！

工夫したのは大きく2点です。
1つ目は「登録者向けUX」です。左列のラベルを工夫し、登録時の手助けになるようにしました。
まず「STEP0～4」の表記を入れて、ステップに沿うことで順を追って登録しやすく、モレなく入力できるように作成しました。また、それぞれのブロックで扱っている各情報を項目別に色分けし、 情報の分類を判別しやすいように工夫しています。
■登録者がわかりやすく、モレなく入力できる工夫

左列にステップのラベル、ブロックごとでの情報色分けで登録時に判別しやすくなっています。

 

2つ目は、「最新の情報を常に保てるように情報連携」したこと。
顧客マスタとの連携で、送付先登録時にはボタン一つでマスタから担当者や会社名、住所などの一連の最新情報が反映されるようにしました。また、マスタ側にも連携用のボタンを設置して、新規のお客様をマスタに登録する際に併せて送付の手配ができるようにしています。
■マスタとの連携

担当者マスタから該当の取引先を選択するだけで、必要な項目が一度に反映されます。

業務のデジタル化で楽になったこと、運用効果、メリット

最後に、この業務をデジタル化してバインダを運用してみて、どういう効果があった？

3点ありますが、全体として登録・入稿作業ともに工数が大幅に削減されました。登録者側と作業者側ともに、最新の必要な情報が手軽に確認、取得できるようになることで実現できました。
入稿作業では、以前は4日ほどかかっていた所が4時間程度にまで短縮できました！
全体のマスタの更新や手配の状況までを、部署をまたいでも容易に把握できるようになったことも大きな効果です。
最新情報の確認や部署間の連携がしやすくなるのは、デジタル化ならではのメリットだね！詳しく教えてくれてありがとう！

今回のまとめ

情報の整理 → どうやってバインダにしていくか → 情報の連携方法を考える。
その3つのステップで、手作業の工数が減るのは魅力的ですね。

■作成時のポイント

  • 必要な情報の洗い出し
    └ 確認事項・主体となる情報・作業者用の情報
  • バインダの使いやすさをどう工夫するか
    └ 登録して欲しい情報に抜け漏れがないように、手順を明確にする
    └ 項目別に色分けをして、情報の分類をひと目で判別しやすいようにする
    　※事前にフォームの完成イメージで背景の色分けなど検討しておくとスムーズです。
    　参考：1-2.実践編その1～サンプル業務をもとにバインダ作成～
  • 最新の情報を常に保てるようにする
    └ 顧客マスタでお客様情報は一元管理
    　カード送付先バインダ側で、ボタン一つでマスタから最新の情報が反映されるように設定
    　参考：4ｰ5 バインダ参照ボタン部品を使用し企業情報を参照する方法

■業務デジタル化の効果

  • デジタル化し、マスタと連携したことで、登録者が情報の精度を確認する手間を削減することができた
  • バインダ上で情報を自動整理させることで、社外に出すExcelデータの修正の労力が格段に減った
  • デジタル化をしたことで、例年の情報や履歴、部署をまたいだ情報の確認も容易になった
企業によって取引のあるお客様に配布する案内状って色々な種類があると思うけど、今回紹介してもらったように、クリスマスカードのみでなく、年賀状やお知らせなどの送付先管理って色々なシーンで使えそう！ぜひ、試してみてね！

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