DAでは「あの情報どこだっけ？」を業務マップで解決していた！

ドリーム・アーツ（DA）で実際に運用されている「SmartDB活用事例」を紹介していくシリーズです。
案内役のチェロと一緒に、あなたの業務デジタル化にも使えるヒントを見つけにいきましょう。

こんにちは、今回のテーマは業務情報のマップ化だよ。
業務を進める上で必要な手続きや関連情報が一目でわかり、迷わずにすむんだって。そんな頼りになるバインダを作って運用しているメンバープロフィールはこちら。

バインダ作成者プロフィール

●名前：W.Nさん
●所属：人事グループ
●普段の主な仕事：人事労務業務（就業規則管理、勤怠管理、給与計算など）
●趣味・特技など：読書、ゲーム、筋トレ

SmartDB活用術その２

業務や手続きの入口！「業務マップDB」

ドリーム・アーツには業務を進める上で必要となる利用システムと業務マニュアルをまとめた、その名も「DA業務マップ」バインダがあります。「ドキュメント整備委員会」という部門横断の取り組みとして作成されたバインダで、就業規則など会社ルールだけではなく、DAで働く上での業務ノウハウを登録・管理しているバインダです。

このバインダのポイント！

大分類を選択すると中分類が絞られて表示されるので、入力ミスや入力負担が軽減される
一覧画面での表示項目や内容、表示色を工夫することで、必要な情報に効率的にアクセスできる
新しい情報が登録されると担当者へ通知がいくので、内容チェックの見逃しリスクが軽減される

就業規則や業務マニュアルはどの会社にもあるから、参考にできそうだね。
作成者にインタビューしながら、バインダを紹介していくよ！

バインダの目的・背景

文書管理って情報を最新に保つのに苦労もありそうだけど、どうしてこのバインダを作ることになったの？

あるあるネタかもしれませんが、DAでもドキュメントの保存場所や最新ファイルが不明で、必要な情報へ辿り着くまでに時間がかかる状況がありました。
入社や異動があっても誰でもわかりやすい情報整理、継続可能な文書管理を実現したいと思いました。

作成までの道のり

全社で使う文書管理となると、関わるメンバーも多くて大変そうだけど・・・。どう進めたの？

同じ課題を感じていたメンバーで「ドキュメント整備委員会」を立ち上げました。
発足当時、部門横断型で東京・広島・那覇・石垣・大連と超大所帯で（笑）。MTGの調整すら難しく、時間外にMTGをしたり、委員会の中にさらにプロジェクトを作成して小回りがきく状態で運営していました。

メンバーが20名もいたって聞いて驚いたよ！委員会では具体的にどんなステップでゴールを目指したの？

短期・中期の目標を決めて、ゴールに向け計画を実施しました。
【短期目標：情報整理と周知】
各部門ごとの業務システムやマニュアルを把握し、情報整理と周知を実施
【長期目標：継続可能なドキュメント運用】
継続的に改変・最新化できるよう、ドキュメント運用の基盤や手法を検討、企画
長期目標の計画は、継続して実施中です。