DAでは「あの情報どこだっけ?」を業務マップで解決していた!
ドリーム・アーツ(DA)で実際に運用されている「SmartDB活用事例」を紹介していくシリーズです。
案内役のチェロと一緒に、あなたの業務デジタル化にも使えるヒントを見つけにいきましょう。

業務を進める上で必要な手続きや関連情報が一目でわかり、迷わずにすむんだって。そんな頼りになるバインダを作って運用しているメンバープロフィールはこちら。
バインダ作成者プロフィール
![]() |
●名前:W.Nさん |
SmartDB活用術その2
業務や手続きの入口!「業務マップDB」
ドリーム・アーツには業務を進める上で必要となる利用システムと業務マニュアルをまとめた、その名も「DA業務マップ」バインダがあります。 「ドキュメント整備委員会」という部門横断の取り組みとして作成されたバインダで、就業規則など会社ルールだけではなく、DAで働く上での業務ノウハウを登録・管理しているバインダです。
このバインダのポイント!
- 大分類を選択すると中分類が絞られて表示されるので、入力ミスや入力負担が軽減される
- 一覧画面での表示項目や内容、表示色を工夫することで、必要な情報に効率的にアクセスできる
- 新しい情報が登録されると担当者へ通知がいくので、内容チェックの見逃しリスクが軽減される

作成者にインタビューしながら、バインダを紹介していくよ!
バインダの目的・背景
文書管理って情報を最新に保つのに苦労もありそうだけど、どうしてこのバインダを作ることになったの?

入社や異動があっても誰でもわかりやすい情報整理、継続可能な文書管理を実現したいと思いました。
作成までの道のり
全社で使う文書管理となると、関わるメンバーも多くて大変そうだけど・・・。どう進めたの?

発足当時、部門横断型で東京・広島・那覇・石垣・大連と超大所帯で(笑)。MTGの調整すら難しく、時間外にMTGをしたり、委員会の中にさらにプロジェクトを作成して小回りがきく状態で運営していました。


【短期目標:情報整理と周知】
各部門ごとの業務システムやマニュアルを把握し、情報整理と周知を実施
【長期目標:継続可能なドキュメント運用】
継続的に改変・最新化できるよう、ドキュメント運用の基盤や手法を検討、企画
長期目標の計画は、継続して実施中です。
作成で工夫した点、勉強になった点
バインダ作成にあたり、工夫したポイントや気づいたことを教えて!

- ■登録フォームの工夫
- 業務カテゴリの入力ミスを防ぐため、大分類を選択すると該当する中分類を選択できるようになっています。
- ■利用シーンを意識した工夫
- ■運用時の工夫
- DA業務マップは全社員が閲覧・登録もできますが、オーナー情報を必須登録させることで問い合わせ先やメンテナンスの責任所在を明確にしています。


また、想定される利用シーンとフラグを登録してもらい、利用者の利便性を考慮しました。具体的には次項でご紹介します。


【関連記事】





【関連記事】
Ver.4.6.0リリース情報

デジタル化で楽になったこと、運用効果、メリット
業務マップバインダを運用してみて、どういう効果があった?


今回のまとめ
■業務デジタル化の効果
- ドキュメントが体系的に整理・集約され、業務情報資産の消失リスクが軽減された
- オーナーが明確になることで、情報の鮮度を保てるようになった
- 業務ルールの明示化により、入社や異動時のスムーズな業務遂行に寄与できた

相談窓口について
サポート窓口
製品をご利用で、各社お問い合わせ担当者さまは、サポートサイトからのお問い合わせも可能です。
・SmartDB サポートサイト
SmartDBをBasicプラン・Professionalプランでご利用されているお客様向けのサポートサイト。
・SmartDB サポートサイト(DCS、オンプレミス)
INSUITEを併用してSmartDBをご利用のお客様(DCS、オンプレミス、 SmartDBオンデマンド、SmartDB SL版)向けのサポートサイト。