DAでは「あの情報どこだっけ?」を業務マップで解決していた!

ドリーム・アーツ(DA)で実際に運用されている「SmartDB活用事例」を紹介していくシリーズです。
案内役のチェロと一緒に、あなたの業務デジタル化にも使えるヒントを見つけにいきましょう。

こんにちは、今回のテーマは業務情報のマップ化だよ。
業務を進める上で必要な手続きや関連情報が一目でわかり、迷わずにすむんだって。そんな頼りになるバインダを作って運用しているメンバープロフィールはこちら。

バインダ作成者プロフィール

●名前:W.Nさん
●所属:人事グループ
●普段の主な仕事:人事労務業務(就業規則管理、勤怠管理、給与計算など)
●趣味・特技など:読書、ゲーム、筋トレ

SmartDB活用術その2

業務や手続きの入口!「業務マップDB」

ドリーム・アーツには業務を進める上で必要となる利用システムと業務マニュアルをまとめた、その名も「DA業務マップ」バインダがあります。 「ドキュメント整備委員会」という部門横断の取り組みとして作成されたバインダで、就業規則など会社ルールだけではなく、DAで働く上での業務ノウハウを登録・管理しているバインダです。

このバインダのポイント!

就業規則や業務マニュアルはどの会社にもあるから、参考にできそうだね。
作成者にインタビューしながら、バインダを紹介していくよ!

バインダの目的・背景

文書管理って情報を最新に保つのに苦労もありそうだけど、どうしてこのバインダを作ることになったの?

あるあるネタかもしれませんが、DAでもドキュメントの保存場所や最新ファイルが不明で、必要な情報へ辿り着くまでに時間がかかる状況がありました。
入社や異動があっても誰でもわかりやすい情報整理、継続可能な文書管理を実現したいと思いました。

作成までの道のり

全社で使う文書管理となると、関わるメンバーも多くて大変そうだけど・・・。どう進めたの?

同じ課題を感じていたメンバーで「ドキュメント整備委員会」を立ち上げました。
発足当時、部門横断型で東京・広島・那覇・石垣・大連と超大所帯で(笑)。MTGの調整すら難しく、時間外にMTGをしたり、委員会の中にさらにプロジェクトを作成して小回りがきく状態で運営していました。
メンバーが20名もいたって聞いて驚いたよ!委員会では具体的にどんなステップでゴールを目指したの?
短期・中期の目標を決めて、ゴールに向け計画を実施しました。
【短期目標:情報整理と周知】
各部門ごとの業務システムやマニュアルを把握し、情報整理と周知を実施
【長期目標:継続可能なドキュメント運用】
継続的に改変・最新化できるよう、ドキュメント運用の基盤や手法を検討、企画
長期目標の計画は、継続して実施中です。

作成で工夫した点、勉強になった点

バインダ作成にあたり、工夫したポイントや気づいたことを教えて!

ドキュメントの登録・利用・運用時の3つの場面で工夫をしました。
登録フォームの工夫
業務カテゴリの入力ミスを防ぐため、大分類を選択すると該当する中分類を選択できるようになっています。

 

拠点によって異なるルールを管理するため、「利用拠点」フラグを設けています。
また、想定される利用シーンとフラグを登録してもらい、利用者の利便性を考慮しました。具体的には次項でご紹介します。
利用シーンを意識した工夫
利用シーンに応じて効率的に必要な情報にアクセスできるように、ビューの内容を工夫しています。
1つ目は「入社時に見ると便利!」の利用フラグが立った情報を「便利なモノ」ビューで集約し、 ツリー(中分類) で情報を絞れるようにしています。
また、拠点独自のルールが目立つように色分けしています。

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2つ目は申請が必要な手続きについて「TOP申請一覧」ビューで集約し、一覧画面から申請用のリンク先へ移動して申請できるようにしています。また、関連ドキュメントも一覧画面で確認できるようにしています。
運用時の工夫
DA業務マップは全社員が閲覧・登録もできますが、オーナー情報を必須登録させることで問い合わせ先やメンテナンスの責任所在を明確にしています。

 

業務マップに新規文書が登録されるとTeamsへ自動通知され、業務大分類ごとにアサインされた担当者が登録内容をチェックする運用を行っています。 情報鮮度を保つために、4半期に1度は登録内容のチェックや棚卸しを実施しています。

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オンプレミス・DCS環境をご利用のお客様は、Ver.4.6.0よりTeams連携機能をお使いいただけます。
Ver.4.6.0リリース情報

デジタル化で楽になったこと、運用効果、メリット

業務マップバインダを運用してみて、どういう効果があった?

業務情報への入口が業務マップにまとまることで、知りたい最新情報を得るまでの労力が各段に減りました。 私は就業規則や各種申請を管理する立場でもありますが、社内から問い合わせがあった際には業務マップの文書URLを教えるだけですみ、回答にかかる時間も短縮できています。
調べる方も答える方も必要な情報にアクセスする手間が省けるのは、SmartDBで文書管理するメリットだね。DAでの事例が聞けてとても参考になったよ、ありがとう!

今回のまとめ

■業務デジタル化の効果

  • ドキュメントが体系的に整理・集約され、業務情報資産の消失リスクが軽減された
  • オーナーが明確になることで、情報の鮮度を保てるようになった
  • 業務ルールの明示化により、入社や異動時のスムーズな業務遂行に寄与できた
DA業務マップで閲覧数の上位は、1位「社内ネットワーク」、2位「VPN設定」といずれも1,000を超えており、3位以下の約2倍の閲覧数となっているよ。DA業務マップがリモートワーク時のネットワーク設定にも役立ったことがわかるよ!

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