DA流「社員アカウント管理」業務

ドリーム・アーツ(DA)で実際に運用されている「SmartDB活用事例」を紹介していくシリーズです。
案内役のチェロと一緒に、あなたの業務デジタル化にも使えるヒントを見つけにいきましょう。

こんにちは、今回紹介するのは、どの会社でも必ず出てくる「社員のアカウント管理」バインダだよ。DA流の社員アカウント管理、プロセスも使っていてとても勉強になりました!まずは作成者のプロフィールから。

バインダ作成者プロフィール

●名前:K.Rさん
●所属:情報整備グループ
●普段の主な仕事:社内のセキュリティルールや、システム側の設定・運用など
●趣味・特技など:ゲーム、バスケ

SmartDB活用術その3

社員入退社時の必須業務!「社員アカウント管理バインダ」

ドリーム・アーツでは、入退社する社員のアカウント管理を、バインダとプロセスを使って実施・運用しています。 全社員、入社などの際に人事起点でバインダへ登録、プロセスで申請され、その情報を基に情報整備グループで必要なアカウントを作成します。 社内外サービスのアカウント情報をここで作成・管理する、まさに「社員アカウント管理DB」です。

このバインダのポイント!

プロセス定義でも運用の工夫がされているんだね。
作成者にインタビューしながら、バインダとプロセスを紹介していくよ!

バインダの目的・背景

社員のアカウント管理はずっとある業務だと思うけど、どういうキッカケでバインダを作ることになったの?

外部サービスの利用が増えてきたことによって、各アカウントの管理が難しくなってきました。
誰がどのサービスを使っているか管理しやすくするため、最初にここの申請でDAアカウントを作成し、それをベースに他サービスのアカウントを紐づけて、一元管理することが目的でした。

作成までの道のり

確かにいろんなアカウントの情報が一元管理できるDBがあるとすごく楽になるよね、どのように作成を進めたの?

業務に携わるグループと、業務フローや登録・運用ルールを決めて作成しました。
新規社員入社時に情報は基本人事が持っているので、全拠点分人事起点で登録し、その情報を基にサービス利用のWF申請をすることで情報に漏れがない状態で情報整備Gがアカウントの作成をおこない、作成された情報もバインダに登録するようにしました。
なるほど!まず必要な情報を持っている人が登録をして、WFでアカウント作成の対応者に申請を回し、各情報が追加されることで情報を一つに集約することができるね!

作成で工夫した点

バインダやプロセスを作成するにあたり、それぞれで工夫したポイントなどを教えて!

作成で工夫した点:バインダ側の工夫

バインダでは、よく使われる部品制御での「レイアウトブロック表示制御」や、プロセスが紐づくので進捗管理や実施者もすぐ確認ができるように実施履歴部品を設置しました。
登録時に役立つレイアウトブロック表示制御の設定
必要なときのみ入力ブロックが表示されるよう、使用サービス選択欄で該当項目が選択されると入力ブロックが表示されるようになっています。

拠点や申請内容によって入力項目が異なる箇所に対して、入力ミスの防止や必要な個所をわかりやすくするために部品制御が有効でした。
プロセスの進行状態が一目でわかる実施履歴の表示
人事が基本情報を登録した後、プロセスで情報整備Gにアカウント作成の申請を回すので、進捗管理や実施者が一目でわかるように、実施履歴部品を設置しています。

作成で工夫した点:プロセス側の工夫

プロセスでは、実施時スムーズに必要な処理が進行できるよう、汎用ロボットやイベントハンドラを使って工夫しました。
開始直後に汎用ロボットで条件分岐を行うアクティビティ設定

開始されると、先ず上記の汎用ロボットのアクティビティに回り、下記のようにイベントハンドラで指定した条件分岐の処理が実行されるように設定しています!
業務目的によって条件分岐を行うイベントハンドラの設定

 

イベントハンドラの使い方や、使用可能な設定一覧についてはコチラも参考にしてみてね。
5-3 イベントハンドラの使い方の一例を紹介します
イベントハンドラ一覧(製品ドキュメントに遷移します)

デジタル化で楽になったこと、運用効果、メリット

社員のアカウント管理バインダを運用してみて、どういう効果があった?

目的としていた複数アカウントの一元管理だけでなく、アカウント申請から作成までの履歴が残せるようになったことも、大きなメリットです。だれがいつ処理したかという履歴が残せるので、何かあった際にも履歴から探りやすくなりました。
アカウントを管理するのに、情報の一元管理や作業の証跡を残すことは、とても大切だね。
教えてくれてありがとう!

今回のまとめ

業務デジタル化の効果

  • 複数の外部サービスの利用情報を、一箇所に纏めることで管理が楽になった
  • 運用フローが明確に設定されたことで、作業完了までスムーズに実施できるようになった
  • 申請から処理完了までの証跡を細かく残せることで、後に何かあった際にも確認ができるようになった
SmartDBでデジタル化する大きなメリットとして、作業の実施履歴が残せるのもポイント。
作業状況も確認ができるし、是非複数部門で横断するような業務の参考にしてみてね!

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