DA流「ISMSセキュリティ理解度テスト」

ドリーム・アーツ(DA)で実際に運用されている「SmartDB活用事例」を紹介していくシリーズです。
案内役のチェロと一緒に、あなたの業務デジタル化にも使えるヒントを見つけにいきましょう。

こんにちは。今回はクラウドセキュリティに関する確認試験に利用されているバインダを紹介するよ。まずはバインダ作成者のプロフィールから。

バインダ作成者プロフィール

●名前:Y.Tさん
●所属:情報整備グループ
●普段の主な仕事:社内情シス、情報セキュリティ対策、ISMS委員会
●趣味・特技など:フットサル

SmartDB活用術 その4

クラウドサービス提供者の責務!「クラウドセキュリティ試験」バインダ

ドリーム・アーツクラウドサービス(DCS)を運用している沖縄拠点では、2019年に沖縄県内初の「ISMSクラウドセキュリティ」を認証取得しました。認証取得・更新時の要件の1つに、社員への継続的なセキュリティ学習の実施があります。そこで、ISMSクラウドセキュリティの学習および理解度を確認する目的で、バインダを利用して確認試験を実施しています。

このバインダのポイント!

情報セキュリティはどの会社にとっても大切なことだから、参考にできそうだね。
作成者にインタビューしながら、バインダを紹介していくよ!

バインダの目的・背景

バインダで試験を実施するって面白いアイデアだけど、どういうキッカケで思いついたの?

 
情報セキュリティ学習で利用していたEラーニングソフトのライセンスが切れ、Excelで対応していた時期もありましたが、とにかく集計が手間で。そんな中、ふとSmartDBで回答してもらうことを思いつきました。

作成までの道のり

それからどのように作成を進めたの?

 
まずはバインダで実現したいことを考えました。入力や集計作業を楽にしたいことはもちろんですが、不合格者への再テストの案内といった雑務を減らしたいというのが一番のポイントでした。
確かに、対象者が多いほど付随する作業にかかる時間は増えてしまう一方だよね。
 
やりたいことをまとめた後、SmartDBの学習コンテンツを参考にしたり社内の詳しい人に聞いたりしながらバインダ作成を進めました。

作成で工夫した点、勉強になった点

バインダ作成にあたり、工夫したポイントを教えて!

 
工夫したポイントは3点です。
1つ目は回答しやすいUIの工夫です。問題欄と回答欄の背景色や文字の大きさを変え、回答欄を縦に並べて回答しやすいようにしています。未回答の問題がすぐにわかるように、回答欄は必須入力としています。
回答しやすい工夫
問題と回答欄がひと目でわかるようにしたり、複数回答の回答欄の配置などを工夫しました。
登録時に未回答の設問があると指摘されます。
 
2つ目は、回答時に自動で得点集計ができるようにしています。具体的には、フォーム定義で回答者に非表示のレイアウトブロック「採点ブロック」を作成し、選択された回答が正解であれば「1」が入力・カウントされ、得点欄では合計値が自動計算されます。
自動集計ができる工夫
文書登録画面(回答者には非表示のレイアウトブロック)
大まかな仕組みはわかったけど、フォーム定義での設定詳細についても教えて!
 
1. 「採点ブロック」にアクセスできる人を制御するためにレイアウトブロックの権限制御を設定します。
2. 各問題について採点のための自動更新部品をセットします。各問題の解答をフィルタ定義で設定しておき、評価式の条件に指定します。評価式で「1」をセットすることにより、選択された回答が正解であれば「1」が入力・カウントされます。
3. レイアウトブロックの表示制御で得点欄を表示する画面を指定し、得点を集計するための自動更新部品をセットします。評価式でsum関数を利用し、全問題の得点を自動集計します。
フォーム定義画面

  1. レイアウトブロックの権限制御で得点欄が閲覧可能なユーザ・グループを指定する。
  2. 自動更新部品の条件と評価式をセットする。
    条件には、各問題の正解を指定したフィルタ定義をセットし、評価式には「1」をセットする。
    条件セット
    条件設定
    評価式セット
    評価式設定
  3. レイアウトブロックで表示制御をしたブロックを作成し、自動更新部品にてsum関数で全問題の得点を自動集計する。
なるほどー、こうやって得点の自動集計を実現していたんだね!参考になったよ。
 
3つ目の工夫は、合格基準点をクリアしていない場合にエラーメッセージを表示して、登録できないようにしています。これにより、不合格者への再テストの案内をしなくて済むようになりました。
合格するまで登録できない工夫
  1. レイアウトブロック表示制御:得点確認にチェックをすると、得点表示レイアウトブロックが表示される。
  2. 入力値チェック:合格点に満たない場合は、エラーメッセージが表示され登録できない。
入力値チェックの設定例
 
 
  1. チェック実施条件に「見直し」フィルタを指定する。
  2. チェック内容で有効性チェック条件「合格」を指定する。
  3. 有効性チェック条件を満たさない場合に表示するエラーメッセージを指定する。

デジタル化で楽になったこと、運用効果、メリット

クラウドセキュリティ試験バインダを運用してみて、どういう効果があった?

 
手間がかかっていた入力・集計作業や再テストの案内連絡などから解放されたのは大きいですね。
一度仕組みをつくれば再利用できるのもメリットで、人事など他部署からも「社内アンケートで自動集計したいから、設定方法を教えて!」と声をかけてもらい嬉しいですね。
他にも今回紹介したTipsを活用できる場面は多そうだね。とても参考になったよ、ありがとう!

今回のまとめ

業務デジタル化の効果
  • 回答者にフォームに入力してもらうことで、Excelでのデータマージ作業が不要になった
  • 得点集計を自動化することで、集計作業にかかる時間が大幅に削減できた
  • 不合格者への再テスト案内など付随する業務が削減され、効率化できた
Excelで管理している業務をSmartDBでデジタル化しませんか?!SmartDBならExcelを取り込んでフォームを作成することもできるよ。ぜひみなさんの業務でも試してみてね!

確認ポイント

オンプレミス・DCS環境をご利用のお客様は、もうすぐリリース予定のVer.5.0よりExcelからのフォーム作成機能をお使いいただけます。

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