コミュニケーション機能の使い分け(プロセス編)

SmartDBでは、複数のコミュニケーション機能があり、利用シーンに応じてご活用いただけます。
本記事では、それらの機能について場面別での使い分けをご紹介します。

 

バインダで設定するコミュニケーション機能についてはこちら
コミュニケーション機能の使い分け(バインダ編)

目次

決定事項の証跡を残したい場合

お勧めのコミュニケーション機能:プロセス定義コメント機能

稟議申請や購入申請など「意思決定」をおこなう業務において、 どのような判断を下して意思決定したのか証跡を残したい場合に有効です。

利用業務例

●ワークフローの実施時に、証跡を残したい業務全般

プロセスのコメント機能を活用すると・・・

  • 監査用に実施した業務の履歴を残しておくことが可能
  • 意思決定の判断軸などを実施時にコメントで記録することが可能
  • コメントの内容は、実施履歴で他項目と併せて一覧で確認可能

ワークフロー回付中に担当者以外にも確認する場面がある場合

お勧めのコミュニケーション機能:プロセス定義コメントを求める機能

承認ルートの担当者以外に意見を求めることができます。こちらも、実施履歴で経緯一覧を確認することができます。
プロセス定義>アクティビティ設定の「コメントを求める」機能を活用します。

利用業務例

●ワークフローを実施する内容について、複数部署で情報を管理している場合

「コメントを求める」機能を活用すると・・・

  • 担当者以外にも意思決定に必要な情報を確認することができる
  • 担当者以外のユーザーのコメントも実施履歴の一覧で確認可能
担当者が、他の人の意見も踏まえて決定したい場合などに便利だね。
「コメントを求める」機能はアクティビティ毎に設定をオンにする必要があるよ、設定してみてね!

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