SmartDBを使ってみよう
何から始めるの？
SmartDBを使おう！と思ったときに、何から始めればいいのかわからない。ってことありませんか？
開発の仕方がわからない。どんな機能をどう使うのか不明。でもたくさんの業務を電子化したい。
SmartDBオンライントレーニングを活用して、課題を解決していきましょう！
オンライントレーニングについて
SmartDBCSガイドでは、製品を導入いただいたばかりのお客様や、開発担当になったばかりのユーザ様を対象とした、オンライントレーニングコンテンツをご用意しております。日々の業務で使っているであろう業務をサンプルとしてコンテンツを作成しているので、皆様の業務に置き換えて動画で学習していただければと思います。初級編・中級編と初歩的な使い方から、応用編までの動画が公開されています。
動画で使用するバインダも添付されているので、途中から閲覧しても問題ありません。
基礎知識
SmartDBの概要や、グループの考え方。権限の設定について解説しています。SmartDBではいったいどういう事ができるのか？業務のデジタル化を行う前に、概要を把握しましょう。
- SmartDBでできること
└ 書類の電子化やアクセス権限などSmartDBの機能について - SmartDBのグループの作成について
└ グループを利用して権限設定を行う - SmartDBにおける権限の考え方
└ バインダの権限やシステムの権限について - 権限の概要
└ 権限の種類、データ単位で権限設定を実施した場合のサンプル一覧
習得機能一覧
| SmartDBでできること | グループ | 権限の概要 | 権限の設定 |
初級編
初級編は、日報・FAQ・ワークフローの3つの業務を通してキャビネット・バインダを作成していきます。
また、簡単な申請作業をできるように直列のプロセス(ワークフロー)の作成までを動画を通して学習していきます。
最初のステップとして、基本機能で部内の業務をデジタル化しましょう。（※▶をクリックすると関連の一覧が表示されます。）
1.日報を作ってみよう
キャビネットの作成からバインダの作成までを「日報」を例に学習していきます。
- 1-1 キャビネット・バインダを作ってみよう
└ キャビネット・バインダの概要と設定方法 - 1-2 日報の入力フォームを作ってみよう
└ 部品を追加、編集してフォーム画面を作成 - 1-3 日報のビューを作ってみよう
└ バインダに登録された文書の一覧を表示するビュー機能の設定 - 1-4 条件やツリーで文書を検索してみよう
└ 検索パネルの設定とツリービュー表示の設定 - 1-5 自分が登録した日報の一覧を作ってみよう
└ フィルタ定義を使って自分が登録した日報の一覧を表示させる - 1-6 フォームのレイアウトを整えてみよう
└ フォームの背景色を変えたり、列ごとに表示幅を調整する - 1-7 文書を再利用して登録してみよう
└ 登録した文書の「再利用」を使い内容をコピーして新規作成する
2.FAQを作ってみよう
サイト上に公開されているテンプレートをインポートして、フォームをカスタマイズしていきましょう。
- 2-1 バインダ定義をインポート/エクスポートしてみよう
└ バインダ定義をインポート/エクスポートして定義情報を共有する - 2-2 FAQのフォームを修正してみよう
└ 部品の移動と配置方法、レイアウトブロックの概要を理解する - 2-3 FAQを登録して編集してみよう
└ 登録された文書を閲覧画面とビューで編集する - 2-4 レイアウトブロックで表示制御・権限制御の設定をしてみよう
└ レイアウトブロックで表示、非表示設定と、登録した文書の編集権限設定 - 2-5 バインダ属性を使ってみよう１_検索条件の保存
└ よく使う検索内容をMy検索として保存する - 2-6 バインダ属性を使ってみよう 2_既読未読＆カウンター機能
└ 未読者を特定したり既読人数を集計する機能と、「いいね」などのリアクションができる機能について
3.ワークフローを作ってみよう
プロセス(ワークフロー)の概要を把握し、簡単な設定を学習しましょう。
- 3-1 ワークフローを回して承認してみよう
└ プロセスの概要と簡単な操作 - 3-2 申請のワークフローを作ってみよう【前編】
└ プロセスを作成してバインダと紐づける - 3-3 申請のワークフローを作ってみよう【中編】
└ プロセスで作成したワークフローの流れについて - 3-4 申請のワークフローを作ってみよう【後編】
└ プロセスのアクテビティ設定(担当者、遷移先、実施ボタン、文書情報格納先) - 3-5 既存のプロセスにステップを追加してみよう
└ プロセスのステップ追加とアクティビティ追加 - 3-6 ワークフローの証跡確認をしてみよう
└ プロセスの証跡確認をしてワークフローを管理する
習得機能一覧
中級編
中級編は、初級編にプラスして評価式やリスト型部品など少し複雑なバインダを作成していきます。
プロセスに関しても、イベントハンドラを使って値変更などを実施するための設定方法を動画で学習していきます。
部門を跨いでの承認経路を作成することで、社内の申請業務も簡単にデジタル化できます。（※▶をクリックすると関連の一覧が表示されます。）
4.見積申請フォームを作ってみよう
サイト上に公開されているテンプレートをインポートして、見積申請フォームを作っていきましょう。
- 4-1 文書ごとの権限を制御してみよう
└ 文書アクセス権限を設定し、文書に対する登録・閲覧・編集・削除の権限を制御する - 4-2 数値を計算する評価式を設定する方法
└ 数値の自動計算を評価式で設定する - 4-3 日付の計算をする評価式を設定しよう
└ 西暦と年度末の開き(3ヵ月)を調整する評価式 - 4ｰ4 リスト型部品を使用し入力フォームの一部を繰り返し追加しよう
└ 入力フォームの項目を追加でき、追加した分を合わせた値も評価式で算出する - 4ｰ5 バインダ参照ボタン部品を使用し企業情報を参照する方法
└ バインダ参照ボタン部品を利用して、簡単にバインダ文書を参照する - 4ｰ6 連携定義を利用した新規文書作成
└ 連携定義とアクション部品を利用すれば、値を引き継いだ文書の作成が可能 - 4-7 連携定義を利用した文書一覧の表示とリンク設定
└ 連携定義を利用し文書一覧を表示したり、作成した文書のリンクを保持することが可能 - 4-8 帳票定義で文書データをExcelに出力する方法
└ 帳票定義で文書データをExcelに出力する方法と設定方法
5.見積申請のプロセスを改良しよう
サイト上に公開されているテンプレートをインポートして、見積申請のプロセスを改良していきましょう。
- 5-1 動的な担当グループを使って合議承認しよう
└ 合議承認で同じ部署に承認者が二人いた場合、一人の承認でフローが進むので動的グループを使用して一人ずつの承認を得る - 5-2 イベントハンドラを使って自動で部品の値を更新しよう
└ イベントハンドラを使って、文書内の部品の値を更新したり、プロセスで条件分岐をする(概要編・設定編) - 5-2 イベントハンドラ設定例集
└ イベントハンドラ設定のXMLコード一覧 - 5-3 イベントハンドラの使い方の一例を紹介します
└ イベントハンドラでもバインダと同じように評価式が利用できる - 5-4 実施ボタン表示制御を使ってプロセスを分岐させよう
└ 実施ボタン表示制御にフィルタ定義をセットして分岐する - 5-5 プロセスのスキップと自動実行について
└ スキップ、自動実行をセットする事で担当者不在時でもワークフローを進めることができる - 5-6 プロセスの担当者通知とメール送信について
└ メール、Microsoft Teams、イベントハンドラを使用して通知する - 5-7 プロセスの文書作成ロボット機能について
└ 人の手を使わずに指定したバインダに部品の値をコピーして文書を作成する - 5-8 汎用ロボット機能について
└ 複数に分岐したプロセスの終了処理を一箇所でできるようにする
習得機能一覧
| 文書アクセス権限 | 評価式 | 西暦と年度末を調整 | リスト型部品 |
| プロセスの合議承認 | プロセスで動的グループ設定 | イベントハンドラで部品の値変更 | イベントハンドラ設定例 |
上級編
Coming soon
相談窓口について
動画を見ながら設定してみたが、いまいち理解できない。難しい。質問したいことがある。 そういう場合には、以下のサービスをご活用ください。
スマートルーム
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サポート窓口
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・SmartDB サポートサイト
SmartDBをBasicプラン・Professionalプランでご利用されているお客様向けのサポートサイト。
・SmartDB サポートサイト(DCS、オンプレミス)
INSUITEを併用してSmartDBをご利用のお客様（DCS、オンプレミス、 SmartDBオンデマンド、SmartDB SL版）向けのサポートサイト。
