キャビネットとバインダの関係性について

キャビネットとバインダの関係性は？

SmartDBには、キャビネット・バインダ・文書など様々なアイテムがありますが、
どういう関係性か気になりませんか？　

SmartDBのデータ構造

まずはSmartDBの構造や概念を理解し、今ある情報がどのようにデジタル化できるかをイメージしましょう！

SmartDBは、データを管理するために3種類の階層的な構造を持つアイテムを活用するんだ！
これらのアイテムに情報を登録することで情報がデジタル化され、組織体制に合わせて保管場所を設計したり運用することができるよ。

文書

情報を登録するためのアイテム1件のデータを「文書」と言います。 申請書や見積書など紙の文書1つが、SmartDBの文書1データにあてはまります。 Excelで作成している帳票なども、1シートを文書1データとして登録できます。

バインダ

同様の文書を業務ごとにまとめて格納する入れ物を「バインダ」と言います。 紙の文書を複数枚綴じるファイルのように、デジタル化した複数の文書データをバインダへ格納し管理することができます。 ※プロセス機能とバインダを紐づけることで、承認業務などのワークフローもSmartDB上で作成し運用できます。

キャビネット

複数のバインダをまとめて格納することができる入れ物を「キャビネット」と言います。 キャビネット内で各バインダを保管、管理します。 部署・事業所・プロジェクト別など、組織の単位に合わせて自由に作成することができます。

階層の全体像と権限

デジタル化された各文書をファイルのようにバインダに収め、各バインダがキャビネットに格納されています。
また、キャビネットの配下に新たにキャビネットを作成することができ、キャビネット・バインダごとのアクセス制御も設定可能なので、 部署間で横断する業務の運用や、特定の部署に絞った情報共有なども簡単に実現できます。

SmartDBでのデータの持ち方については、こちらのオンライントレーニング動画もご参照ください。

• 1-1 キャビネット・バインダを作ってみよう

SmartDBで文書管理をおこなうには

続いて、SmartDB内で実際の情報を登録していくまでの大まかな流れについてご説明します。
初めは以下の流れで階層順に作成していきます。

1. キャビネットを作成する
   

   初めに、各情報や業務フローを保管する場所を作成して管理する責任部門を設定します。 現在の組織図に合わせて、階層ごとに作成するとスムーズに設定できます。 例）管理部・マーケティング部・営業部・開発部・・・

2. バインダを作成する
   

   次に、業務別に必要な情報をまとめます。 登録する文書の入力フォームや、一覧での見え方をここで設計します。 登録に必要な情報、管理者や使用するユーザーの範囲などを事前に検討して書き出しておくと、作成しやすくなります。 例）顧客管理表、出張申請書、経費精算書・・・

3. 文書を登録する
   

   入力フォームに従い、情報を登録します。 バインダを作成する際に定義した入力フォームに沿って、実際の情報を登録していきます。 例）申請書のバインダに申請内容を登録・・・

文書作成までの詳細な手順などについてはこちらからご確認ください。

• 1.文書管理機能について
  └作成手順の詳細はこちらからご確認いただけます。
• らく楽活用BOOKとは？
  └SmartDBの概要、基本操作からデータベースを作成する一連の流れをご紹介しています。

SmartDBのデータ構造や、文書の管理場所を作成する流れを理解できたら、
今度は権限やグループの考え方についても、確認しておこう。

管理権限の考え方、概要や設定について

権限についてはこちらをご覧ください。

• 権限の概要
  └SmartDB内での権限の種類や権限設定のサンプルをご紹介しています。
• 「SmartDB」のグループの作成について
  └グループ作成の考え方やメリットをご紹介しています。