文書改訂機能

 これまで文書改訂が発生した際、旧版文書を閲覧できる状態のまま改訂レビューを回し、承認完了後に新版文書に差し替える、という処理にはイベントハンドラを駆使したプロセス定義で実現していました。
より簡単に本処理を実現したいという多くのニーズを受け、プロセス定義に依存しない標準機能として、本機能が実装されました。

目次

概要・主な機能

概要

公開済みの文書を改版する機能です。
従来の文書管理と異なる点として、以下のような特徴があります。

文書の新規登録時にも承認ステップを経ることができる
公開済みの文書を公開したまま、内容を変更できる
内容変更時に承認ステップを経る

主な機能

公開レビュー
文書を新規登録する際、承認ステップを踏んで公開できる。

下書き→承認(最大5ステップ)→公開
改訂レビュー
文書を編集(改訂)する際、承認ステップを踏んで公開する。

改訂→承認(最大5ステップ)→公開(改訂完了)
改訂の承認ステップ回付中も前の版の公開済み文書は公開のまま
改訂中文書は専用の改訂ビュー、承認担当者はワークリストから参照する。
<改訂ビュー>

設定画面


バインダ属性から文書改訂機能にチェック
文書の新規登録時にも承認を必要とする場合は、「新規登録」の項目にチェックを入れます。
※文書の下書き機能を有効にする必要があります。
 ⇒文書登録の途中で保存したい
文書改訂の承認ステップを開始する際のボタン名称を設定します。
承認ステップでの「見出し」と「承認担当者(承認1~5まで指定可能)」を指定します。
それぞれに指定可能な部品は下表となります。
項目 指定可能な部品
見出し 文字列入力ボックス
担当者設定 バインダ管理者、文書管理者、改訂者の上長、アカウント選択部品、改訂者の組織ロール

利用シーン

 社内規定、作業手順書、内部監査チェックシート、就業規則、製品資料(マニュアル、設計書)など、厳正な管理のもと公開・改訂時にレビューが必要な文書の管理にご活用いただけます。
また、ISO※に必要な仕組み作りを本機能の活用でより簡単に実現できます。

ISO(International Organization for Standardization:国際標準化機構)
ISO9001(品質マネジメント)、ISO14001(環境マネジメント)など、多岐にわたる企業活動について定められた国際ルール。「第三者による 審査」が必要なため、認証の取得は国際優良企業として社内外からの「信頼」獲得につながります。

制限事項

業務プロセスとの併用はできません
改訂文書は削除すると物理削除となり戻すことはできません
CSV更新や一括更新、一括承認には対応していません
改訂元文書を削除する場合は改訂履歴文書も一緒に削除されます

関連情報

SmartDB_利用者ガイド
 └文書の改訂null

SmartDB_バインダ作成ガイド
 └文書の改訂機能null