承認ルートを考えよう

承認ルートの考えかた

プロセス定義を設定したいけど、アクティビティや承認者の設定をどうするか、業務によって申請パターンが異なるから悩む。担当者の変更時に毎回メンテナンスするのも大変だしなあ。
承認ルートの検討方法や、設定などについて一緒に解決していきましょう。

アクティビティ設定について

プロセス定義画面のアクティビティ参加者の枠を確認すると「部品」「ロール」「アカウント」ボタンが表示されています。そこでアクティビティの担当者を設定していきます。

※部品ボタンについては、開始バインダの設定をする必要があります。

アクティビティ設定の詳細についてはこちらをご参考ください。
2-6.アクティビティを編集する

承認ルート設定方法について

申請書の種類によって、部内のみの承認なのか他部門でも承認が必要か分かれてきます。起案部内の承認ルート、その他の承認ルートに分けて検討します。

部内のみの承認の場合

起票後、申請者の上司が承認するパターンがほとんどかと思います。
承認者を指定する方法はいくつかあるのですが、ここではアクティビティで直接指定する以外の運用方法を3パターン紹介しますね。それぞれメリットとデメリットがあります。自分の考えている運用でどの方法が使いやすいかをイメージして選んでみてください。
No. 設定方法 メリット デメリット
1 申請者が上長を選択(検索)する ・メンテナンス不要 ・申請者が誤った上長を選択する恐れがある
2 申請者が上長マスターより申請先を選択する ・申請者が誤った上長を選択するのを防ぐことができる
・一箇所で全申請の承認ルートを管理できる
・マスターをメンテナンスする必要がある
3 組織情報から上長を取得し、自動回付させる ・申請者が誤った上長を選択するのを防ぐことができる ・組織情報をメンテナンスする必要がある
※複数上長がいる場合、申請者が不必要な上長を削除する操作が必要

 

【パターン1】申請者が上長を選択(検索)する

申請バインダで上司(承認者)を選択する部品をセット。起案部署などを基点に選択できるアカウントを絞り込み、申請者が承認者を指定していきます。

※プロセス定義では、上記の部品をアクティビティの担当者に指定します。

アカウント選択部品(メニュー)では、登録時に選択可能なアカウントを絞り込むことができます。部品編集画面で設定します。

 

【パターン2】申請者が上長マスターより申請先を選択する

上長マスタ情報のバインダを別途作成。バインダ参照ボタン部品を使用し、申請バインダとリンクさせます。
絞り込まれて表示された自部署のデータを選択すると、自動的に承認先へ反映されます。

 

【パターン3】組織情報から上長を取得し、自動回付させる

組織管理などを行っているシステム管理画面にて上長をあらかじめ設定しておきます。
活用例:組織階層が数珠つなぎになっている時=起案者Dの上長および上位組織の上長を承認者に設定

 

※SmartDB DCS・オンプレミスのお客様
上長設定については下記URLをご確認ください。 ※サポートサイトへ遷移します。
上長の設定方法を教えてください 

 

※SmartDBBasicプラン・Professionalプランご利用のお客様
SmartDBの管理画面から下記の手順を参考に、対象組織選択→詳細設定で上長設定を行ってください。

  1. 管理画面へアクセスし、[組織]をクリック
  2. 該当組織の[編集]をクリック
  3. [詳細項目]タブをクリック
  4. 上長と上長代行枠で、ユーザを指定
  5. 最後に[保存]ボタンをクリック

 

部署を跨いでの承認が発生する場合

部署内であれば、管理画面で上長設定をしていると便利だと思うけど、他の部署に連携したいときは、あらかじめ上長マスターのように、申請内容ごとの承認マスタを作って運用する方法がいいのかな。
そうですね!承認マスタはアカウントを登録していくので用途に合わせた承認者をバインダに登録しておけば、選択ミスも減りますね。
もう一つ。他部署との連携をするときに、申請内容が選択されたタイミングで関係部署を表示させる方法もありますよ。

特定の部品で選択された内容によって、承認者をセットする

申請書種別で交通費が選択されたら、承認者欄には人事部を自動的にセットする、という設定も可能です。

承認マスタを使ったり、評価式を組み合わせることで、いろいろな連携ができるんだね!!メンテナンスなど運用の負荷も考慮しながら、どういった運用がいいか検討していきたいな。

 

色んな運用方法があるので、臨機応変に対応できるけど、自分たちでどういう運用をするか決めることで、どの承認ルート選定がいいか分かってくると思うので、参考にしてみてね!!

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