3. 関係する文書だけ絞り込んで表示する

文書一覧画面で、ログインしているユーザーが関係している文書だけを表示させることは可能ですか?全部の文書が表示されていると、埋もれていく可能性がありそうで心配です。
フィルタ定義を作成して、専用ビューを作ることで絞り込んで表示させることが可能です!

フィルタ定義を設定

  1. 「フィルタ定義」をクリック
  2. [新規登録]をクリック
  3. [フィルタ名]を設定。ここでは「宛先部署=自分が所属している」と入力します。
  4. 対象項目でトリガー部品を選択。ここでは「宛先」の部品が対象となります。
  5. 検索条件の「ログインユーザ」にチェック
  6. [登録]をクリック
次に、ログインユーザー宛の文章を絞り込んで表示させるビューを作成します。
Hirokawa_egao.jpg

ビュー定義を設定

  1. 「ビュー定義」をクリック
  2. [新規登録]をクリック
  3. [ビュー定義名]を設定。ここでは「自分宛て」と入力します。
  4. [登録]をクリック
  5. 「表示項目設定」タブを選択
  6. 左側の「非表示項目」の欄から、ビューに表示させたい項目を選択
  7. [追加]をクリックすると、右側の「表示項目」の欄へ項目が移動します
  8. 「表示項目」の右側のボタンで表示順を変更することもできます
  9. [設定]をクリック
  10. 「フィルタ選択」タブを選択
  11. 最初で作成しておいたフィルタを選択
  12. [設定]をクリック
これでビューの作成は完了です。実際に文書一覧を確認してみましょう。
Hirokawa_egao.jpg

本当だ!「自分宛て」というビューが表示されています!内容を確認すると、自分自身が所属している部署が宛先の文書が表示されていますね。
フィルタ定義とビュー定義を組み合わせることで、ジャンル別や投稿月別などに表示を分けることも可能です!ぜひ、試してみてください。

HOW TO